プロジェクトマネージャー、ディレクターの方などが仕事をする上で必要なのがタスク管理。自分やチームのタスクを共有・把握することでプロジェクトが円滑に進みます。
タスク管理する上でツールを使うと便利ですよね。しかし、タスク管理ツールは数が多すぎてどれを使えばよいか迷ってしまいます。（これは永遠の悩みです…）
そこでこの記事では、実際にプロジェクト・仕事で使い、本当に良いと思ったタスク管理ツールを厳選してご紹介します！
目次
正しいタスク管理ツールの選び方とは
私自身良いと思ったタスク管理ツールはいくつかあるのですが、プロジェクトの特性に合わせて使い分ける必要があるため「これ！」と決めてはいません。まずはどの様な特性に合わせてツール選定しているかをご紹介します。
管理したいタスクの最大粒度で決める
ツールで管理したいタスクの最大粒度を把握しましょう。以下4つにわけることができます。
- プロジェクト単位：プロジェクト全体のスケジュール（時間軸）を加味した上で、そこに紐づくタスクが管理できる単位
- チームタスク単位：チーム全体のタスクを管理できる単位。ボトムアップ型タスクのイメージ
- 個人タスク単位：個人レベルでいつまでに何をやれば良いか把握できる単位
- 個人タイムマネジメント単位：個人レベルでその日にどのくらいの時間をかけるか把握できる単位
同じタスク管理でもプロジェクト全体のスケジュールに紐付いたタスクを管理したい場合から、個人のタイムマネジメントまで、粒度は様々です。ツールも粒度に応じて向き不向きがあるので、目的に合わせて選ぶ必要があります。
経験上、大きく他人共有と個人把握2つのツールを使うことが多いです。
タスクの進め方で決める
プロジェクト/タスクの進め方によっても特性が違います。
例えば期限に対して1つずつ作業を進める「ウォーターフォール型」の場合は、期限に対してマイルストーンを把握できるガントチャート機能のあるツールと相性が良いです。
週毎にタスクを割り振り決める「アジャイル型」の場合は、柔軟にスケジュール調整ができるカンバン機能のあるツールと相性が良いです。
操作性で決める
意外とこれが大事だったりします。2択で迷った時は、実績よりも操作した時の直感で決めたりはよくあります。どんなに高機能でもレガシーな見た目で使い心地が悪かったら、入力ハードルが上がりますよね…
使わなくなっては本末転倒なので、最終体験が優れたツールを選びましょう。
実際に使って良かったおすすめのタスク管理ツール
Google ToDo
Google ToDoは個人レベルのタスク管理に特化したツールです。個人レベルのタスクに特化していて、用途としてはリマインダー的な使い方をします。
1番の特徴はGoogleカレンダーから直感的にタスク追加できること。日次単位で何時までに何を行うか管理することができます。最近では標準のGoogle ToDoアプリだけではなく、Googleカレンダーアプリから直接ToDoを追加、管理できるようになり、利便性が格段に向上しました！
今までカレンダーに「【タスク】〇〇をやる」などと入れてた方などはGoogle ToDoですべて解決できます。
弊社セブンデックス内でもGoogle ToDoの利用率が高い、人気のツールです。私も個人のタスクを時間で入れることで「この日はこの作業に集中しよう」とタスクマネジメントしています。
Google ToDoは他人との共有機能はありません。「今日この人は何のタスクを進めているんだろう」と予定把握したくても相手のカレンダーには出てこないので要注意。また、タスク一覧はあるのですが一覧性はイマイチ。タグなど複数グルーピングもできません。個人管理、カレンダーベースで使うのにおすすめです。
ここが良い
- 個人レベルのタスクを管理できる
- カレンダーと連携させて視覚的にわかりやすく管理できる
- 時間単位で管理してタスクに集中できる
ここがイマイチ
- チーム単位でタスクを管理できない
- 細かくカテゴリやタグで分けてタスクを整理できない
Trello
「カンバン方式のタスク管理ツールと言えばTrello」というほど有名なツールです。Trelloの特徴はAPI公開により拡張機能が豊富にあること。
例えば、Trelloのタスクをある程度のマイルストーンで見たい場合の拡張「Elegantt」や、一時的に列を非表示にしたい際の拡張「Trellists」など、すべて無料で使えます。
カンバン方式に特化しているので、定期的な運用やアジャイルなど、週次でタスクを決めていく粒度のタスク管理に最適です。
SEVEN DEX POSTの運用でもTrelloを採用しています。過去の実績だと単機能アプリ開発のチケット管理をやったこともあります。カンバンの操作性は他のツールより長けてますね。
タスク同士を横軸で見るのは苦手なので、マイルストーンで時系列で見るなど大きなプロジェクト管理にはおすすめしません。
ここが良い
- チームや個人単位で週次タスクを共有・管理できる
- 1つのタスクを複数人で進められる
ここがイマイチ
- 大規模プロジェクトでの利用
- マイルストーンに紐付いたタスク管理
asana＋Instagantt
asanaは個人単位のタスク管理から、ある程度大きなプロジェクトまで汎用的に使えるツールです。ASANA標準機能で「チーム」「プロジェクト」と分かれており、その単位でマイルストーンを切ることができます。カンバン表示にも対応したため、マイルストーンに紐付いたタスクをアジャイル的に管理することが可能です。
asana単体だとTrelloと同様にチーム単位が限界ですが、asanaとアカウント連携しているInstaganttというサービスを使うことでasanaタスクをガントチャート表示、ある程度大きなプロジェクトタスク管理も行えます。
さらに、プロジェクト数3つまでは無料で使えるので、費用面でも優秀なツールです！
一方で1,000件以上のタスクを作るなど、高負荷の状態だとInstaganttのパフォーマンスが著しく落ちるので、数十人含めた大規模開発などには避けたほうが良いでしょう。
ここが良い
- 個人レベルからある程度の規模のプロジェクトタスク管理まで行える
- カンバン方式とガントチャート方式どちらでも管理可能
- ほとんどの機能が無料
ここがイマイチ
- 大量のタスク表示でパフォーマンスが落ちる
GitHub
GitHubは開発のリポジトリ管理でよく使われるツールですが、プロジェクト機能リリースにより、カンバン方式でのタスク管理も可能になりました。
1つのタスク（Issue）に対して、プロジェクト、マイルストーンを紐付けられ、さらに関連Issueの紐付けができるなど、タスク間の連携が特徴です。開発ソース管理もできるので、タスクに紐付いた開発物の管理も可能です。
例えば、新規アプリプロジェクトの中に、〇〇機能開発のマイルストーン、マイルストーン内で要件定義、開発、テストのタスクを管理、開発タスクに開発コードをコミットして本番反映、など、上流から下流まで管理することができます。
非常に便利ですがお値段が少々高いので、個人単位のタスクを管理するには少々もったいない気もします。
ここが良い
- 開発も含めた大規模プロジェクトのタスク管理に最適
- 企画から開発まで、すべてのタスクをわかりやすく管理できる
ここがイマイチ
- 有料のため、個人単位のタスク管理だけだと機能を持て余す
wrike
wrikeは個人単位から大規模プロジェクトまで、汎用的にタスク管理できるツールです。カテゴリ階層を何階層でも深く切れるため、とても細かい単位までタスクを分類分けできるのが特徴です。
また、ワンクリックでリスト・カンバン・ガントチャート表示に行き来できるので、全体のスケジュールはガントチャートで見ながら個人のタスクはカンバンで管理するなど、用途に応じて柔軟に対応できます。
個人的にもwrikeが便利すぎて、wrikeを使ってる時はタスク管理をすべてwrikeだけに集約させてしまいます。
非常に便利なツールですが、費用がかかります。しかも1人単位ではなく5人単位での追加なので、個人的に使いたいとなると絶対に損してしまいます。プロジェクトで使うとなった際に個人のタスクもついでに管理、くらいがおすすめです。
ここが良い
- 1クリックで見た目を変えられるので、タスク粒度によって柔軟に管理できる
- タスク間連携など考えなくても良い感じに紐付いてくれるのでとっても楽
ここがイマイチ
- 5人単位でしか課金できないので個人利用はもったいない
まとめ
タスク管理ツールの選定方法から使ってみて本当に良かったツールを紹介しました。
個人的にプロジェクトマネージャーであれば、Google ToDo + Trelloかwrike、
エンジニア含めたテクニカルディレクター的な動き方であれば、asana + Instaganttかwrikeを使います。
ぜひ自分が管理したいタスクに合わせた、最適なツールを見つけましょう！
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