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やっているはずなのに、「進捗を生めていない」状況を解決するためにできること

「手を動かしているのに何も終わっていない!」と焦った経験はありませんか?

この記事は「頑張っているはず」なのに「なぜか事が前に進まない」方向けに、オペレーションスキルの改善方法を学ぶ記事です。

PMの方はもちろん、日々のタスクがうまく捌けず進捗が生めていない方はぜひ参考にしてみてください。

オペレーションスキルとは何か?

オペレーションスキルとは、PJの目標を速やかに達成するために必要なスキルです。

この記事では「オペレーションスキル=目標達成に向けて計画をし、実行できる力」として定義し「下記3つができること=オペレーションスキルが高い」と捉えて話を進めていきます。

・目標を的確に解釈し、To doに砕く力

・目標を達成するためのTo doを誰がいつまでに終わらせるかを適切に判断できる力

・To doを期日内に遅延なく進めることができる力

オペレーションスキルが上がるとどんな良いことがあるのか

そもそも、オペレーションスキルが上がるとどういった利点があるのでしょうか。

オペレーションスキルが上がることで、遅延なく速やかに目標に向かえるため、スケジュールに余白が生まれます。この余白があることでタスク1つ1つに対して思考する時間が増えるため、最終的には質の高いパフォーマンスを発揮することにつながっていきます。このようにタスクの質を上げていくためには、知識を得ていくだけでなく、日々のタスクの処理スキルも上げていく必要があるのです。

また、前提として仕事に期限はつきものです。良いアウトプットが出せる力があっても、アウトプットを出せる期限を過ぎたら仕事としては失敗です。

期限内でいかに良いアウトプットを出せるかはオペレーションスキルのレベルが関わってくるのです。

具体的にどんな方法でオペレーションスキルを上げるのか

オペレーションスキルの肝は、タスクの優先順位付けと、タスクが漏れないように効率よく解消していくこと。

ではそのためにできることはなんでしょうか。今回はマイルストーンや長期のスケジュールが組めていることを前提に、一週間のタスク管理方法をお伝えします。まずは、直近の予定を遅延なく推進することを目標にタスクを管理し、処理できるようになりましょう。

ここからは最低限行うべきタスク管理方法をお伝えします。

📆 マストで行うべきタスク管理

①1週間のタスク砕きと管理

②1日のタスクを朝時点でタスク砕きと管理

③突発的なタスクが降ってきた時の管理

※ 基本的にGoogleカレンダーでの管理をお勧めします!

  • 他の人からタスク状況が見れるため、フィードバックをもらいやすい
  • タスク砕きが上手くいかない場合は、slackのDMなどを使って先輩社員に確認してもらうなど、工夫をして改善していきましょう。

1週間のタスク砕き

<目的>

1週間で行うべきタスクとそこにかかる工数を想定することで、無駄なく、十分なスケジュールで期日までにタスクを終えるため

<方法例>

  1. 現在持っているタスクを全て洗い出し、重要度と緊急度で4象限で分ける
引用:https://sp-jp.fujifilm.com/future-clip/visualization/vol27.html
  1. 重要度と緊急度が高いものから順に、達成するために必要なタスクと作業想定時間を洗い出す
  2. to doを全て管理ツールに入力

(例)グーグルカレンダーで管理

(例)Macリマインダーで管理

※リマインダーで管理する場合は、期限と優先度なども入力すると、漏れなく管理できます

1日のタスクを朝時点でタスク砕き

<目的>

その日やるべきことを時間ベースで落としていくことで、無駄なく、タスクをこなすため

<方法例>

  1. ①で想定していたことより遅延している、もしくは突発的なタスクが入った場合は、①同様重要度と優先度で分類し、何時までに何を終わらせるか決める
  2. グーグルカレンダー、もしくはmacのリマインダー、slackのDMで記載

(例)slackのDMで管理 ・誰かのDMを借りて、毎朝スタンプつけてもらうようお願いするだけで「人と約束した」という意識になり、遵守意識が高まると思うのでタスク管理ができるようになるまで他者に確認をしていただくのが良いかもしれません。

参考:https://note.com/hik0107/n/n8a34439cecca

DMの他にも、タスク報告スレッドをchannel内に作成し、朝の時点でどのタスクにどのくらいの時間を割くかをチーム全員に共有し、管理し合う方法もあります。自分やチームの状況を踏まえ、管理方法を決めましょう。

突発的なタスクが降ってきた時の管理

<目的>

・忙しい時や、焦っている時でも漏れなくタスクを把握し、処理するため

<方法例>

※いずれも完了したら、削除か斜線など入れることをお勧めします

※その際最終期日・時間も忘れずに記入してください

グーグルカレンダーのタスクに入れる

・macのリマインダーに入れて期限を入れる

・slackやメールで来た依頼は、ブックマークorスターをつけて、決まった時間に漏れないか確認(最悪退勤前に確認)

・slackの自分のDMにメモする

・メモ(紙 or Macのメモ)に記載

終わりに

上記、最低限のタスク管理ができるようになることがスタートです。いきなりレベルアップしようとせず、できることからコツコツ改善を行っていきましょう。