「報連相の基準が分からない」上司に相談するタイミングを見失っている人へ。

「報告連絡相談をちゃんとして」「困ったら相談して」「早めに教えて」「なんで伝えてくれなかったの？」などなど。上司から、報連相に関して注意された人も多いはず。

「報連相しろと言われても、上司に相談する基準がわからない」と悩む人へ、個人的に報連相の基準としていることをシェアしようと思います。少しでも参考になれば嬉しいです。

そもそも、自分は一週間で何を完了するか最初に伝えておく

上司からすれば「君は今何に取り組んでいるの？」を把握するのも一苦労です。何に取り組んでいるのか明確に把握できていればサポートできたことも、きっとあるはず。

「私は今これを頑張っています！」と伝えることで、声をかけられやすくなったり、サポートを受けやすくなったりします。できるだけ今何に取り組んでいるかを周りに共有することから始めます。

上司と決めた「～～を～～までにします」が達成されないと予想できた時

上司と「提案書を木曜までに作成しよう」と決めたとします。が、期日が守れない時もあると思います。

一番怒られるやつ〜〜〜と思いながらも、コミットすべきものが期日までに達成されないと悟った瞬間に報告しましょう。早ければ早いほど軽症です。「今、水曜日だけどー？」となるかもしれませんが、一番危ないのはギリギリまで隠しておくことです。注意は受けるかもしれませんが「木曜日に提案書ができればオールok」です。

0で「取り組むことを共有」し、1で「達成されないと悟った瞬間報告」すれば、ある程度状況を理解してくれているので、サポートもスムーズになります。

クライアントからネガティブな連絡が来た時

クライアントとのやり取りで「まだ、これは報告しなくてもいいかな？」と迷う時があると思います。上司も忙しいのでこれくらいの先方との齟齬で、時間をもらうのも…と悩みますが、一つの基準として「ネガティブな連絡が来た時」を基準にしておくとわかりやすいかもしれません。

例えば「このデザインもうちょっと修正してもらいたいです！」であれば、修正という意味では、もしかしたらネガティブかもしれませんが文体的に、先方はフラストレーションを抱いていないことが分かります。

逆に「このデザインもうFIXでいいです」と言った、完了はしているが「もう…」などのネガティブワードが入っている場合は共有します。

先方との関係性を築いていく際に「先方がネガティブな感情を抱いていることがわかったら共有する」を覚えておくと少し、報連相に迷いがなくなるかもしれません。

タスクの進め方が30分考えても思いつかない時

30分あれば、何かしらの進捗がでます。出ない時は、自分一人では手詰まりです。

おそらくこの30分で社内の過去の資料を調べ、グーグルで検索する工程を踏むと思うのですが、30分でわからないことはもうわからないと割り切って相談することも一つの手だと思います。

わからなかった事実を伝える時は「社内の資料を一通り見たのですが」「検索したのですが」など、補足を伝えた上で相談するとスムーズだと思います。

「1回上司に聞いたことあるのに忘れちゃった！」って時

忘れたらしょうがないので、もう聞きます。「メモしなさい！」と注意と受ける時もあると思いますが、ある程度はしょうがないと思います。上司もきっと「メモしなさい！」と怒られた経験がある中で、伝えてくれていると思うので、注意されることを恐れずに頑張って聞きます。

怒られたら反省します。

アウトプットが30％、70%、100%出来た時

よく「できるだけ早く、上司にアウトプットを見せる」「初期の段階から報告する」と言われます。それでも「どこからどこまでが初期？」となるので自分の中で30、70、100％の時の基準を設けるといいと思います。

例えば提案書だと

• 30％＝骨子を作る
• 70％＝構成を立てた部分が埋まった
• 100%=見直して自分的にこれ以上アウトプット良くなりません

というふうに基準を設けています。上司からokが出ない場合、最初の「構成」の部分からずれていることが多いので何かしらアウトプットする際は目的と構成の段階で見せるようにしています。

そういった「目的」のずれが発生しないように「最初の方から共有しておく」という定説があるのだと考えています。

これから3ヶ月くらいの目標を立てた時

「この子はどんなふうになりたいんだろう？」から逆算して、上司から仕事を振ってもらえる時があります。それは「自分はこれがやってみたいんです」と1on1でラフに伝えたことが影響していたりします。

社内にいろんな人がいる中で、自分はどんな役割を担いたいのか、それには何が足りないのかを上司と共有して置けると社内で受け取る仕事がやってみたい仕事につながりやすくなると思うので、ラフに3ヶ月くらいの目標を伝えておくことをお勧めします。

面白い発見があった時

喜んでもらえると思います。何を考えているか共有すると、普段何の思考を共有できるため距離も縮まりやすいです。

気持ちの落ち込みが、営業日8日くらい続いた時

「今週はなんだか気持ちが乗らなかった」という時はよくあると思います。営業日５日くらいですね。

ただ、土日を挟んで3日ほど仕事をしても深く気持ちが落ち込んでいる場合は、上司に相談しましょう。土日を挟んで仕事を始めて3日経っても深く落ち込んでしまう時は、何かしら心に引っかかっているものや、タスクへの悩みがあると思います。

「相談していいのかな？」と悩むこともあると思いますが、できるだけ悩みが大きくなっていない状態の時に伝えることで早めに解消できます。営業日8日を一つの目安にしてみてください。

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以上です。新卒の悩みである「報連相の基準がわからない」について書いてみました。参考になっていれば嬉しいです。