議論を前進させる！全社会人必須のミーティング準備

ミーティングには、アイデア出し・課題解決のための議論・スケジューリング・進捗確認・意思決定など様々な種類があると思います。

その中でミーティングのゴールを明確に設定し、そのゴールを必ず達成させることがプロジェクトマネージャーの役割です。

どんな論点があるのか、議論するために必要な人は？など、場を整えることでその場が有意義なものになるかが決まると言っても過言ではありません。

今回は、ミーティングでゴールを達成するために、PM等が主導して行うべき準備をご紹介します。

ゴール・背景・なぜ重要なのか、を明確に設定する

この3つを明文化し、認識しておくことは非常に重要です。当たり前のように思えて、意外とできていないことが多かったりします。

「プロジェクトについて話したい」「社内施策を確認したい」「課題感をざっくばらんに聞きたい」など、もちろんそれくらいの粒度でも話し合えたり、決めすぎない方が良かったり、いろんなパターンがあると思います。しかし、「とりあえず話そう」と始まった会議は、話した気分になって何も決まっていないことも…。

心当たりがある人も多いはずです。できるだけ、主語述語が明確になっているレベルでゴール・背景・なぜ重要なのかを把握しておきましょう。自分の中で理解しておくだけでも、議論進行に役立ちます。

「デザインコンセプトを決定する」「決定の定義は、デザインコンセプトを表す3つの言葉とムードボードが完成している状態」とした時に、それを決めるに値する情報は揃っているか？を確認することも大事です。

ネットで検索したり、今ある知識から決められることもありますが、「プロジェクト担当者にはインタビューしたけど、社長の話も聞いてから決めたい」「調査が足りていない」「他の企業例をもっと見たい」などコンセプトを決定するまでに終えておくタスクが複数あると思います。

「デザインコンセプトを決定する」ミーティングをするのであれば、事前知識や手持ちの情報が充分であるかミーティング前に確認しておくべきです。決定する前の情報集めが途中で、その進捗を聞きたいのであれば、ミーティングのゴールは「デザインコンセプトを決定する」ではなくなりますよね。

必要な情報が揃っているかの確認や、現状の進捗に合わせてミーティングを設定することも大切です。

議論に必要な人がミーティングに参加していることはとても大事です。過不足のないように、誰の意見を聞きたいか。誰が裁量権を持っているのかを事前に把握しておきます。

例えば「〜〜を決めたいけど、〇〇さんに確認しなきゃ」「あれ、あの人一言も話してない」など、意見が必要な人がいなかったり、逆に必要ではない人が参加していたり。参加者が足りないことで、ゴールが達成できないことがないように、確認します。

人が増えれば増えるほど、観点が増え意思決定や議論が難しくなります。もちろん、いろんな人の意見が必要な場合もありますが、「観点」を補うためだけであればミーティングの前に確認しておくのが吉です。

「新卒採用に手こずっている。新卒をより採用できる、打ち手を出して来週には動き出したい」という議題でミーティングが開かれ、これまでの新卒のデータや市場調査も済んで、必要な情報は揃っている。採用責任者も出席する予定。となった際に次にすることは「論点の整理」です。

「打ち手」を出すまでにも解消しなければいけない論点はたくさんあるはずです。

新卒採用の課題は何か・いつまでに何人採用したいのか・誰をアサインするのか・打ち手がうまくいかなかった場合は？など。「打ち手を出す」というゴールを達成するにはたくさんの解消すべき論点があります。

その論点を、洗い出してからミーティングを始めましょう。

後から、「予算足りなかった」「この打ち手って意味ある？」などなりかねません。

論点を洗い出したら順序を決めましょう。

例えば、友達と旅行に行くとします。その時「行きたい場所から」決めるのか「予算から」決めるのかで、考えることは大きく異なります。「行きたい場所から」であれば、要望が叶えられることを主軸に話していきますし、「予算から」であれば軸が実現可能な場所なのか、が入り口になります。

Aが解消されなければBを決められない、という状況はよく起きます。

事前に、どの順番で議論すべきかを考えておきましょう。

会議の時間が1時間。その1時間で8つの論点を解消したい時、1論点につき7分半ほどしか時間を取れません。

ゴールを達成するためには、8つの論点を解消する必要があるのに、1つ目の論点で30分取ってしまった場合、もうその1時間で全てが解消されることはないでしょう。もしかしたら、その1論点には必ず30分必要だった場合もあります。

「何の論点に、どれくらいの時間が必要なのか」をあらかじめ見積もっておきましょう。そうすれば「2回目のミーティングも事前に押さえておこう」など見通しを立てやすくなるはずです。

以上です。参考になれば嬉しいです。ぜひ、準備してからミーティングに臨んでみてください。