「やることが山積みで、何から手をつけたらいいかわからない」
「なぜかわからないけど、仕事が進んだ感じがしない」
スタートアップは一人が担当する仕事が広範になりがちで、こんな悩みをお持ちの方もおられるのではないでしょうか。
本記事は、今まさに仕事の効率で悩んでいる方や、スタートアップのスピード感がある仕事方法に興味を持つ方へ向けて、タスク管理が苦手だった筆者がセブンデックスに入社して1カ月で手応えを感じているタスク管理術について、3つ紹介します。
脳の決断力、情報処理能力は有限です。
時間配分やタスクの優先順位を間違えないよう、タスク管理術を活用して効率的に仕事を進めましょう！
「やってるつもり」をなくす、タスクの細分化と共有
タスクの書き出しと細分化は基本ですが、ToDoリストのメモを作るだけになってはいないでしょうか。
タスクの細分化を有効に活用するための3つのコツをご紹介します。
- 何をするか迷わない細分化
タスク細分化の目的は、迷って手を止める時間を減らすことです。
まず、今日一日で達成すべきタスクを洗い出し、そのタスクを作業ごとに細分化します。このとき、作業内容がイメージでき、すぐ行動に移せるほど具体的に細分化してください。
続いて、所要時間を記入します。1つの作業を15~30分程度でできる量に分解すると、作業時間にズレが生じた時に原因を特定しやすいです。
例えば、この記事を書く時は記事作成- ネタあつめ
今実践していることを網羅的に書き出す 30min
(作業場所URLを貼っておく)
- 記事作成参考ページを見る 20min
(参考ページURLを貼っておく)
- ネタをチーム内に共有する 15min
- メモ帳で構成を考える 15min
- 本文を書く 30min
この粒度でタスクを細分解していました。
この記事を作るためのタスクに「ネタあつめ」がありますが、この言葉だけではSNSから面白い情報を探してくるのか、身の回りのニュースを探すのか分かりません。そこで、今回は自分が蓄積しているナレッジを見つけるため「ネタあつめ-今実践していることを網羅的に書き出す」という作業内容に細分化しています。
- 関連リンクの添付
タスクを細分化した後に、作業に必要なリンクをまとめましょう。
「さあ作業を始めよう」と思ったとき、必要なウェブサイトや素材を探すところから始めると、案外脳の処理能力を使ってしまいます。作業内容を理解したらすぐに始められるように、関連するウェブサイトのリンクを貼っておきましょう。
作業を行うページ（Googleスライドやfigmaなど）や参考にするウェブページを、全て網羅できていると完璧です。
余談ですが、自分の場合はリサーチ中に見つけた気になる記事のURLも、タスクの中にメモしています。
「後で読む記事」というタスクを作って、1記事20分など事前に時間を設定しておくと稼働時間の再計算がしやすいです。
- 他人へ共有
以上の2つを意識すると、スムーズにタスクへ取り掛かることはできます。しかし、タスクが予測所要時間通りに終わらなければ意味がありません。
設定した時間通りにタスクを終わらせるモチベーションを保つために、タスクの細分化の内容を同僚と共有することが効果的です。
「今日はこれをやります」と宣言してメッセージを送り、相手から確認の反応をもらうだけなのですが、人と約束をしたという心理が働き、普段の自制心以上の強制力が発動します。
不要な情報処理をしないための、デスク周り
作業を効率的に終わらせるためには、整頓されたデスク環境が必要です。
パソコン一画面のみで作業をしていると、小さな画面で複数の資料を扱うことになり、不要な情報処理が発生します。この問題に対しては、環境を整えるだけでかなり改善します。機器を揃える必要がありますが、本当に捗るオススメな仕事環境をご紹介します。
- 作業用モニター（ノートパソコンなど）
実際に作業するウィンドウを開きます。一番見やすい場所で、作業がしやすいサイズ、商品を選んでください。
1つの作業が終わるまで、作業用モニターに他の画面を映す必要がないと集中できます。 - 資料用モニター（拡張モニター）
タスクに必要な参考資料などを全て表示します。画面が大きい方が多くの資料を一度に表示できるのでオススメです。目が疲れるので、少し暗めに設定しています。 - スケジュールモニター（iPadなど）
タスク分解と今日のスケジュールを常に表示しておきます。小型の最低限のモニターで大丈夫です。
目線を動かすだけで次の作業を確認できると、思考が途切れません。 - タイマー（スマートフォンで可）
細切れにしたタスクの時間管理に使います。目の端に残り時間を表示できるので、集中力を保てます。
最短時間で仕事を片付けるための、目的とゴールの整理
作業に取り組む前に、その作業の目的とゴールを書き出しましょう。実際に文章にして、見える場所に記入しておくことが大切です。
人間は頭の中だけで情報は整理できません。全て可視化することを意識しましょう。
- 目的
タスク全体の中でのその作業の役割を明示します。正しく目的を設定するためには、次のプロセスとどうつながるのかを意識しましょう。
内容の脱線を防ぐことができます。 - ゴール
どんな状態になったらその作業の目的を達成しているのか、具体的な状態を書き出しましょう。複数ゴールがあって構いません。
必要以上にコストをかけて、深掘りしすぎてしまう無駄を省くことができます。
いきなり書き出すのが難しい時は、今するべきことや考えていることを雑多に書き出してから整理しましょう。
例えば、今回の記事のネタ探しであれば、
– 目的：社外に対して、セブンデックスらしく有益な情報を提供できる素材を探すこと
– ゴール：自分に知識があり、セブンデックスらしく、有益な情報の種を1~2個準備できている状態
となり、よさそうな話のネタが見つかれば、自分の過去の経験全てを書き出す必要はありません。
10分の作業を足して、めざせ脱迷子ちゃん
タスク管理をするために作業をすると、作業時間が必要となってしまいます。
しかし、「思考迷子」になって無駄な時間と労力をかけるよりは、はるかに効率的に作業ができるはずです。
ぜひ、脱迷子ちゃんをして、毎日の仕事で気持ちの良い達成感を味わいましょう！
会社紹介資料
セブンデックスの会社概要が解説されている資料を無料でダウンロードできます。
