UXデザイン

プロジェクトマネージャーにとって本当に必要なスキル3つ

プロジェクトマネジメントはプロジェクトの立ち上げから終わりまでの全体的な管理であり、コミュニケーションスキルやマネジメントスキル、分析能力などの多くのスキルが求められます。

今回は現役プロジェクトマネージャーが思う、本当に大切なスキル3つをご紹介します。

プロジェクトマネージャーがいったいどんなことを基本として考えているのか、それがなぜ重要なのか。
プロジェクトマネージャーになりたい方の参考になるように、弊社の事例を交えながら紹介していきます。

効率化スキル

プロジェクトマネジメントにおいて最も大切なスキルが、効率化する力です。プロジェクトで使える予算・お金・人材などリソースは限られています。ですから、コストをたくさんかければできることを、いかに最短ルートで進めるかを考えることが重要となります。

プロジェクトマネジメントにおける効率化スキルは料理に例えることもできます。おいしい料理を作ることがゴールなら、今ある食材と制限時間でできるベストを考える。先にお米の準備を済ませてから、肉じゃがを作り始める。牛肉がないことがわかり、かわりに鶏肉を使うことにする。さらに、それと同時並行で味噌汁も用意する。このように、先々を考えながら、効率的に具材と時間を使っていくことで、時間までに最高の料理を作りあげるわけです。

効率化スキルを身につけるメリット

プロジェクトを進めるにあたって、準備不足や段取りが悪く進行がぎくしゃくするとイライラしてきてしまいますよね。一方で、準備がよくできていて、スムーズな進行が続くと快適にさえ感じます。プロジェクトというUX(体験)において、効率的にプロジェクトを進めることで、メンバーは快適に取り組むことができるのです。

具体的な経験として、プロジェクトの開発フェーズでの進め方を紹介します。進め方はこの様な形です。

  • 概要の要件定義が終わった段階でエンジニアにスケジュール感とリソースを聞いておく
  • 要件とデザインを詰めながらエンジニアにも仕様を共有しイメージを沸かせてもらう
  • デザインに左右されないコアな部分は先に開発に着手してもらう
  • 開発のプロトタイプをデザイナーに見せ、すり合わせていく

本来シングルタスクで進んでいくものを効率化によってマルチタスクとして処理。結果開発期間短縮やフィードバック期間の創出ができました。この様に効率化スキルによってプロジェクトを最適な形で進めることができます。

課題定義スキル

次に重要なのは課題定義スキルです。プロジェクトマネジメントにおける課題定義は登山に例えることができます。

登山の準備をするとして、登る山が高尾山なのか、富士山なのか、それともエベレストなのかによって準備は当然変わってきます。水や服装のような持ち物だけでなく、どのようなメンバーで行く必要があるのか、はたまた事前に体力作りをするかどうか、ということもあります。プロジェクトにおいても、登る山をどれにするのか、つまり解決する課題を何にするかによって、必要なもの(人・もの・お金・時間・情報)、そしてその量やスピード感は変わってきます。

ですから、最初にどの山を登るか明確に決めず、ざっくりとした準備をしていまうと、目標を達成できなくなってしまします。また、仲間によって思い描いている山が違っていても問題です。「大きな山」を登ると決めたとしても、それが富士山なのかエベレストなのかは人によって違います。ですから、言葉の意味を確認しながら、丁寧にイメージを共有することが大切です。

課題定義スキルを身につけるメリット

ビジネスは課題解決です。課題定義をしっかりすることができれば、成功に繋がりやすくなります。課題定義はとても重要なスキルです。

課題という「的」があるとするなら、的をしっかり捉えることが大切です。解決したい課題がぼやっとしていて、的を捉えきれていないと、ユーザーが求めるものを生み出すことはできません。他の手段でも解決ができてしまう解決策となってしまいます。しかし、課題を深く捉えることができれば、的の中心も捉えられていて、ユーザーが求めることに正確にこたえることができます。

深く捉えることができた課題を解決するのは、ぼやっとしていた課題を解決することよりも難しくなります。誰もまだ解決したことのない課題に挑戦することになります。登る山は非常に高いものとなります。しかし、登りきったあとには、素晴らしい景色があるでしょうし、達成感もあるでしょう。また大きなインパクトを与えることができます。

先回りスキル

プロジェクトによっては、初めてのメンバーやクライアント様がいると、プロジェクトの過程でどのようなことが行われて、またなぜそれをしているがわからないということがあります。プロジェクトマネージャーは起こることを先回りして考え、手を打つことが大事です。

先回りスキルを身につけるメリット

マラソンでは、熟年のマラソンランナーは強いです。それは、自分のペースとマラソンコースを熟知しているからで、初心者だとゴールまでの距離があとどれくらいなのかわからず、非常に辛いものとなります。ゴールまでもう少しだとわかるからこそ踏ん張れますし、ゴールまでまだ距離があるとわかるから体力をセーブしておこうと判断できます。自分の体力やゴールまでの距離を知っていることは、自分の体力と精神力をコントロールできることにつながるわけです。

プロジェクトにおいても、例えば初めてのUXUIの改善ですと、これからどのような工程が待ち受けているのかなど、わからないことがたくさんあります。だからこそ、それを見越してゴールまでの距離を共有することや、過程でイメージ出来ないことを丁寧に共有することは大切となります。先ほど、登る山をしっかり共有しておくことが大切だとお伝えしましたが、ここでは過程もしっかり共有することが大事だということです。

先回りスキルを身につける方法

先回りスキルを身につけるためには2つ意識することがあります。

1つ目は納得感を得ること。なぜやるのかわからない宿題だと進みが遅くなったり、ドライブで走行ルートに自信がないと進みが遅くなったり、自分がやっていることへの納得感や、進んでいる方向が正しいと信じられていないと進めるスピードが遅くなりますよね。
プロジェクトにおいても、ゴールやその過程を決めるときに、そに対して他の人たちに納得してもらうことが重要です。そのため納得感を得ることで、安心してそこに向かってトップスピードを出すことができる様になります。


2つ目は認識を合わせること。
「今日は暑いから水を買ってきて」と母親に頼まれたとして、水が売ってなかっとします。そこで、代わりに水に近しいものとして、機転を利かして三ツ矢サイダーを買って帰ったら、怒られてしまいました。
母親が水を頼んだ理由は飲水が欲しかったのではなく、花の水やりに使いたかったから。この目的を知っていたら、「溶かせば水になる氷を買って帰るのが正解かもしれない」と、最適解を考えられたかもしれません。

目的を正確に知っていることで、スピーディーにかつ柔軟に判断することができるいうことです。これが最初に挙げた「効率」にも結果つながります。プロジェクトマネジメントにおいて、いかにメンバーのことを先回りして考えられるかが大切となるのです。

まとめ

プロジェクトマネージャーに必要なスキルとして、「効率化スキル」・「課題定義スキル」・「先回りスキル」の3つについてご紹介しました。
かんたんに思えたかもしれませんが、実際できているかと言うと実践できてない部分も多いのではないでしょうか?

プロジェクトを効率的に進めるために、プロジェクトにおいてはゴールを明確に共有し、チームではメンバーのことを思いやりながら先回りして準備する。改めて理解できたところで、大きなプロジェクトに限らず、料理や旅行など身の回りにあるいろんな「プロジェクト」で試してみてください!