セブンデックスでは、2022年1月からコミュニケーションの質を上げる為に全社で日報を導入しました。導入背景から運用、運用開始後の効果をご紹介します。
こんな方に読んで欲しい
- セブンデックスのカルチャーに興味を持っている方
- 社内のコミュニケーションに課題を持っている経営者、人事の方
- メンバーとのコミュニケーションが足りないなと感じているマネジメントの方
導入背景
セブンデックスは、現状に満足せず「全員で会社を創る」ために「チームで仕事をする」カルチャーをとても大事にしています。チームで仕事をするには、メンバーがいま何を考えて、どうすべきなのかオープンに会話することで、「この人はこんなことを考えているんだ」とコミュニケーションの質が高まり、それがアウトプットにも繋がります。
プロジェクト内では上記のようなコミュニケーションがとれていますが、クライアントワークの働き方の関係上、プロジェクトが一緒にならないと他のメンバーとコミュニケーションを取る機会が多くありません。もちろん雑談、ランチ、社内プロジェクト、全社会などのコミュニケーションのタッチポイントがありますが、毎日接点があるかといえば個人差も。
また人事目線からすると、メンバーが何の業務をして、何に悩んで、何をポジティブに感じているのか、自分から会話をしないと分からなかったことがネックでした。人事は、メンバーがパフォーマンスを発揮できる環境を作ることが仕事なので、メンバーの心の天気が晴れなのか、曇りのち雨なのかを常に把握しておきたい、そんな自分の想いとのギャップがきっかけでした。
課題
そこでメンバー全員と1on1を実施し、「もっと組織、会社を良くしたい思っていること」をヒアリングしてみると、共通して「コミュニケーションの質をあげたい」と答えていました。「コミュニケーションの質」を考えた時に、「自分の思っていることを正しく伝えられる」「相手のことを理解して、想像力を持って会話する」が挙げられますが、それができるためには信頼関係が必要。そして信頼関係を築くには、コミュニケーションの数を増やすことが不可欠。質よりまず数、タッチポイントを増やそうと考えました。
「他のメンバーの状況を知りたい、自分が力になれることは力になりたい、なぜなら会社をもっと良くしたいから」。こういった現場の思いがある一方で、自分からコミュニケーションを取ることが得意、情報発信が得意な人もいれば、苦手な人もいる。
それ自体が問題ではなく、全員が平等に情報を発信する、そして毎日情報が入ってくる仕組みがないことが課題では？と仮定しました。
またマネージャーもプレイヤーとして現場に入っており、メンバーとの1on1など対話は積極的に行なっていますが、自分から働きかける必要があります。マネジメントをする上でメンバーに働きかけをすることはマストですが、一方でマネージャー陣にとってもっとメンバーの声を拾いやすい環境を作りたい想いもありました。
解決策
全員が平等に情報を発信する、そして情報が入ってくる仕組みを作るには、まずコミュニケーションの起点を作る必要がありました。その起点を作るための解決策として、日報を導入しました。
日報を書くことは、自分の頭の中を整理して他者に共有すること。つまり日々の内省、それを言語化する必要があります。そして上長からのレスポンスをセットとしてメンバーに体験させる、それを形骸化せず継続するための管理方法を含めた運用方法が肝です。
導入にあたり、まず以下の通り2段階にメンバーへの説明を分けました。
- マネージャーに向けた導入説明MTG
- 全社に向けた導入説明MTG
上長からのレスポンスがポイントとなるので、マネージャーの協力が不可欠です。現状のコミュニケーション課題・目的・運用方法を伝え、導入する意義を理解してもらいました。（新しい取り組みに対して、アドバイスも出してくれながら「やろう！」と言ってくれることがまさにセブンデックスらしさ…！）
そして、全社に対して社内プロジェクトとして日報の導入説明をする時間を取りました。メンバーに対しても、私から見えている課題、解決案として日報を取り入れること、導入後になってほしい姿、日報内容、FAQをまとめて説明しました。日々の仕事の中に「日報を書く」というタスクが実質増えることになりますが、全員が提案に対して「やってみよう」というスタンスでいてくれたこともスムーズに導入ができた理由です。
運用方法
- 終業後にSlackのチャンネル（#report_dairy）に上長にメンションをつけて投稿
- 日報内容はフォーマットに沿って投稿
- 上長が毎日フィードバックを含めてのレスポンス
※提出期限は、翌営業日の9:59（始業前）厳守
フォーマット内容
1.Good - - 2.Motto - - 3.HoRenSo - -
フォーマットを設計するポイントとしては、ただの業務報告ではなくメンバーの気づきを内容に取り入れることです。業務報告は、プロジェクト進捗を見ればわかるので、メンバーの気づき・経験を学びにすることが内省です。
Good：今日のポジティブ、よかったこと、嬉しかったこと。
Motto：「もっと」良くできたこと、改善できたこと。
HoRenSo：報連相を英語表記にしただけです。笑 プライベートでも仕事のことなんでも書いてOK。
最初は、「Good/Bad」もしくは「ポジティブ/ネガティブ」にしようとしたのですが、「Mottoが一番合うのでは？」とメンバーが提案してくれて、上記に変更しました。
せっかく時間を作って日報を書くのなら、小さな遊びも欲しいなといった背景から報連相は、プライベートでもTwitterの呟き代わりでも、好きことなんでも書いて良いことにしています。
そして管理するために、オーナー（自分）自身が積極的にメンバーの日報にレスポンスをする、スタンプのリアクションをつける、レスポンスが漏れたマネージャーにこっそりリマインドすることを継続して行なっています。
※Mottoの元ネタ：NiziUを開花させたプロデュ―サーJ.Y. Park氏の“イマドキの若者を育てる言葉学”「Goodが先、Mottoが後」
効果
導入して数週間なので、モニタリングした結果はまだ出ていませんが、日報起点で「Motto」に対するコメントで解決するためのMTGが設定されたり、雑談のコメントが横のメンバー同士で入ったり、毎日全員が日報を習慣化して書いています。
メンバーの声ということで、こんなツイートやSlackも。
まず最初のハードルの他のメンバーが何を考えているのか、情報をキャッチアップできることは大体クリアされているのでは？と感じています。もちろんメンバーによって日報内容の質の改善の必要ありますが、まずは発信の継続から徐々に段階を踏んでいきます。
ここからコミュニケーションの質が上がり、メンバーのパフォーマンスUPに繋がることが日報導入の目的。それをモニタリングするために、メンバーへのアンケート実施やマネージャーへのヒアリングを通じて、メンテナスを継続する予定です。
終わりに
形骸化しがちな社内プロジェクトを継続させるポイントは、オーナーを決める、そしてオーナーが責任を持ってやり切る、管理方法を決めることです。そして何より、オーナーが社内に何度も目的を伝え続け、自分が誰よりも思いを持って体現することだと思います。
これからも日報から良いコミュニケーションが生まれますように。
そんなコミュニケーションを大事にしているセブンデックスでは、UIデザイナー、PM/UXデザイナー、秘書アシスタントを募集しています！他の大事にしているカルチャーもぜひ知ってほしいので、気軽にエントリーしてください。
