コミュニケーション PMプロジェクトマネジメント

営業時代に学んだ、PMとしても活かせるコミュニケーション術

セブンデックスPMの西野です。PMとしてプロジェクトを進めるにあたり、進行管理やクライアントとの折衝など、業務のほとんどはコミュニケーションの上に成り立ちます。

クライアントはもちろん、デザイナー・マーケター・エンジニアなど会話する相手も多岐に渡るため、職種や属性に関わらず、誰でもストレスの無いコミュニケーションが取れるようにならなければいけません。

本記事では、私自身が営業時代から学び続けたコミュニケーションスキルにの中で、PMとしても活かせるテクニックやマインドセットについて書いていきます(対クライアントのコミュニケーションを中心に書いていきます)。

相手から見た自分の印象を把握する

当たり前の話ですが意外とできていないこと。それは、「相手が自分のことをどう思っているか」を把握せず、独りよがりなコミュニケーションを取ってしまうことです。

恋愛のシーンで例えると、「誠実で真面目」と思われている男性が積極的にアプローチした場合「男らしくて素敵!」という印象を与えることができますが、「チャラい」と思われている男性が積極的にアプローチする場合は「見た目通りでチャラいなあ」と感じられてしまうことがあります。

このように、同じ「積極的にアプローチする」という行動を取ったとしても、受け手の印象やバイアスによって、感じ方が変わってくることが多々あります。

PMとしての実務においても、頼られているPMが言う「これでいきましょう!」と、「頼りない」と思われているPMが言う「これでいきましょう!」では、言葉の強さや重みが変わってきます。自分が「頼りない」と思われている場合は、上司に同席してもらうなどの工夫が必要です。

このように、「相手から見た自分の印象」を把握し、それに対して「自分の発言や行動」をコントロールする必要があるのです。
※印象と発言が一貫していなければならない場合もあれば、ギャップを狙った方が良い場合もあります。

どうやって自分の印象を把握するのか

クライアントの担当者様が、(自分のいない所で)自分のことを話すシチュエーションを想像してみてください。

「あの人は、頭のキレる優秀な人だよ〜」と紹介されたら嬉しいですが、「頼れない人」かもしれませんし、「生理的に無理」(これはショック。笑)という可能性もあります。

担当者様の表情や言動を思い出し、「自分のことをどう紹介してくれるか」想像してみましょう。

お互いが気兼ねなく話せる関係を作り出す

プロジェクトの成功には、「双方が気兼ねなく意見を言い合える関係」が不可欠です。

プロジェクトのテーマだけでなく、雑談でも盛り上がる関係性が望ましく、そのためには相手のキャラクターや好き嫌いを把握することも重要です。

打ち合わせ開始時に、いきなり「〇〇の件ですが〜」と切り出すのではなく、一言雑談を挟むだけでも大きく変わってきます。

セブンデックス全体の取り組みとしても、プロジェクト開始時には自社のプロジェクトメンバーとクライアント側のメンバーでご飯に行くことも多く、チームの雰囲気作りを大切にしています。

まずは自己開示することで、少しずつ相手も心を開いてくれるようになる

また、相手側が言葉を多く発しないタイプである場合には、「まずは自分のキャラクターをさらけ出す」ことも必要です。

「返報性の法則」というものがある通り、まずは相手に対して自己開示することで、相手側も少しずつ心を許してくれるようになります。

クライアントの組織体制や担当者の立場を理解する

プロジェクト進行の際、「理想像」や「あるべき姿」と「最適解」が異なるケースが多く発生します。

もちろん、あるべき姿を実現する方法を模索することは必要ですが、組織体制による制約などで、どうしても実現が難しい場合もあるでしょう。

そんな時には、まずはクライアント側の組織体制と担当者様の立場を把握して、「どうしても実現できないこと」「担当者が立場上言えないこと」などを理解する必要があります。

組織体制によって実現できないことは、担当者の方一人が悪いわけではありませんので、まずは組織体制と相手の立場を理解し、(理想を叩きつけるのではなく)一緒に最適解を模索していきましょう。
※もちろん、「あるべき姿」を伝え続ける事は大切です

枕詞を活用し、「答えやすい質問」を作り出す

課題に対して最適なソリューションを提供するためには、課題を深く理解するための情報量が必要であり、そのためには情報を引き出す「質問」が鍵となります。

ただ聞けば良いのではなく、広く深く、相手の持っている情報をできるだけ多く引き出す必要があるため、質問する際には細心の気遣いが求められます。

良くある失敗例として、相手への気遣いを忘れた一方的な質問が続いてしまうと、取調べのような空気感になってしまったり、答えるのが億劫に感じられてしまうことがあります。

そのような状況にならないためには、質問の前に付ける枕詞を活用することが大切です。

・踏み込んだ質問になるのですが、、
・個人的なご意見で構いませんので、、
・勉強不足で恐縮なのですが、、
・〇〇という前提でお話しますと、、

など枕詞をうまく活用することで、質問全体が柔らかくなり、答えやすい会話を作り出すことができます。

※営業のシチュエーションでは、BANTC情報(相手の予算や決済権限など)などの、直接聞きづらい質問をする際によく使われます。

クライアントや担当者のことを本気で好きになる

ここまで、「円滑なコミュニケーションを取る方法」について紹介してきましたが、最後にそれらを実現するために必要なマインドセットについて言及していきます。

コミュニケーションスキルを向上させるためのテクニックは数多く存在しますが、それらは部分部分で改善するためのものであり、コミュニケーション全体が改善されるものではありません。

心地よいコミュニケーションは、「相手への思いやり」や「気遣い」が前提であり、それらが欠けている場合、小手先のテクニックで工夫したとしてもコミュニケーション力の向上は難しいと感じております。

まずは「相手のことを本気で好きになる」ことが、思いやりや気遣いを生むために必要なマインドセットになるでしょう。